De optimalisatie van inkoopprocessen is in 2021 door Supply Value als belangrijke trend geïdentificeerd. Hierdoor kan een organisatie efficiënter werken en gerichter handelen om haar doelen te realiseren. Daarnaast zorgt inkoopprocesoptimalisatie ervoor dat sneller op onverwachte gebeurtenissen gereageerd kan worden, iets waarvan de noodzaak door de pandemie maar al te pijnlijk duidelijk is geworden.

Methodieken

Belangrijke hulpmiddelen om inkoopprocessen te optimaliseren, zijn methodieken die de voornaamste aandachtspunten in een inkoopproces met elkaar verbinden. Zo houdt de inkoopprofessional in vaak complexe inkoopprocessen het overzicht. Voor dit doel hebben de auteurs het Four Cornerstones Framework van Bonnie Keith, oprichter van The Forefront Group, aangepast tot een integrale sourcingcyclus. Deze cyclus omvat processtappen als risicomanagement, prestatieverbetering en exitmanagement. Aspecten die in traditionele inkoopprocesmodellen vaak afwezig zijn. John van Veen heeft bij adviestrajecten in procesoptimalisatie goede ervaringen met deze sourcingcyclus, en Jan Roddeman heeft soortgelijke ervaringen bij het opleiden van inkoopprofessionals.

Sourcingcyclus

In de figuur is de volledige sourcingcyclus weergegeven. De cyclus bestaat uit opeenvolgende stappen waarbij de resultaten van ene stap input zijn voor de volgende stap. De sourcingcyclus maakt het mogelijk om te leren, verbeteren en vernieuwen in een continu proces. Belangrijk bij de vormgeving van de cyclus is dat ook aandachtsvelden als scopedefinitie, risicoassessment en -toewijzing, contract- en leveranciersmanagement, prestatiemeting en exitmanagement integraal onderdeel van de sourcingcyclus zijn. De cyclus kent vier primaire aandachtsgebieden, die in de blauwe binnencirkel zijn weergeven. De vier hoekstenen zijn: 1) de huidige situatie onderzoeken, 2) de beste sourcingstrategie analyseren en selecteren, 3) plannen en uitvoeren en 4) managen en vernieuwen.

Klik op de figuur voor een vergroting  

Bron: Strategic Sourcing in the New Economy, Keith, Vitasek, Manrodt and King (2016) en bewerkt door Van Veen & Roddeman, 2021.

Procesfasen

De buitencirkel bestaat uit 21 procesfasen. In de regel wordt hierbij gestart met de scopebepaling. Het proces eindigt vervolgens met het uitvoeren van de exitstrategie, het exitmanagement. Door het systematisch doorlopen van de opeenvolgende stappen of aandachtsvelden van iedere hoeksteen, kun je als inkoper samen met het multidisciplinaire inkoopteam op basis van de verzamelde informatie en analyses bewuste keuzes voor de beste inkoopstrategie maken. Deze strategie voer je vervolgens uit, je meet de resultaten en je evalueert de prestaties. Zo leer je van elk inkooptraject nieuwe dingen als input voor een volgende sourcing. De sourcingcyclus is hiermee uitgebreider dan de ‘traditionele’ inkoopprocesmodellen, die over het algemeen minder processtappen omvatten.

Activiteiten per hoeksteen

Belangrijk aspect van de eerste hoeksteen is de identificatie van de relevante waardedrijvers. Wat zijn voor de business belangrijke aspecten waar het product of de dienst in moet voorzien? Hierbij kun je denken aan zaken als tijdige levering, betrouwbare levering, veiligheid, lagere kosten, ontzorging, hoge kwaliteit, gebruiksgemak, duurzaamheid, flexibiliteit en service. Het is daarbij van belang te weten of de aankoop bedoeld is voor het primaire of het secundaire proces van de organisatie. In de regel zal de businessimpact in termen van waardecreatie groter zijn voor het primaire proces. Als het gaat om de primaire inkoop binnen een organisatie kunnen vele waardedrijvers relevant zijn, zoals innovatie, marge en omzet. Bij de secundaire inkoop is het potentieel voor waardecreatie vaak wat geringer. Hierbij gaat het vaak om minimalisatie van kosten, inspanning en kapitaalbeslag, alsook maximalisatie van service. Deze waardedrijvers zijn uiteindelijk richtinggevend voor het verdere verloop en de output van het sourcingproces.

Situatie onderzocht

Verdere analyses moeten antwoord geven op de vraag of er leveranciers zijn die aan de vraag kunnen voldoen, of er iets in de markt gebeurt wat van invloed kan zijn op de toekomstige beschikbaarheid, en wat zijn de kostendrijvers zijn. Als de huidige situatie is onderzocht en de activiteit van hoeksteen 1 voltooid is, kan de inkoopprofessional de toeleveringsmarkt goed beoordelen, potentiële veranderingen in de markten voorspellen en ervoor zorgen dat leveranciers zijn geïdentificeerd die aan de behoeften kunnen voldoen. Niet alleen vandaag, maar ook in de toekomst.

Geschikte sourcingstrategie

De stappen in hoeksteen 2 zijn gericht op het kiezen van de meest geschikte sourcingstrategie. Met andere woorden: hoe wil de inkopende organisatie opereren op de markt, een optimaal inkoopresultaat bereiken, met welke leveranciersrelatie, hoe wil ze de risico’s verdelen over partijen en met welke contractvorm? De stap die nog vaak wordt vergeten, is risicoassessment (zie ook kader hieronder). De portfoliopositie bepaalt de diepgang waarmee je dat doet. Het assessment is meestal beperkt voor een routineproduct, en uitgebreider en diepgaander voor de andere portfolioposities. Risico’s en kansen zijn situatieafhankelijk. Dat komt onder andere doordat de inkoopdoelen verschillend zijn. Wanneer kostenreductie wordt nagestreefd zijn er andere risico’s relevant dan wanneer de leveringsbetrouwbaarheid het primaire doel is. Daarnaast speelt risicoacceptatie een rol. Innoverende organisaties moeten simpelweg meer risico’s nemen dan organisaties die in een meer stabiele markt opereren. IIn de eerste twee hoekstenen wordt de aankoopsituatie grondig geanalyseerd en een sourcingstrategie gekozen. Deze strategie is de basis voor de marktbenadering.

Contract implementeren

De activiteiten in hoeksteen 3 (plannen en uitvoeren) moeten er vervolgens voor zorgen dat een organisatie de best passende oplossing in de markt vindt en dat uiteindelijk de beste leverancier(s) gecontracteerd worden. Dit zijn feitelijk de ‘traditionele’ activiteiten die samenhangen met het selecteren en contracteren van marktpartijen. Als het contract is getekend moet het geïmplementeerd worden, zowel in de inkopende organisatie als in de organisatie van de leverancier. Die implementatie is belangrijk en bepalend voor de afgesproken prestaties. Systemen moeten worden ingericht en er moeten afspraken gemaakt worden over hoe te handelen bij kwaliteitsklachten en/of calamiteiten. Ook moeten het contractbeheer, contractmanagement en eventueel het leveranciersmanagement zorgvuldig worden ingericht. Zowel voor de inkopende organisatie als voor de leverancier(s) is het van belang om door middel van prestatiemeting informatie te krijgen over de realisatie van de waardecreatie en waar prestaties waar nodig verbeterd kunnen worden. Dit is het doel en de kracht van dit cyclische proces. Exitmanagement is eveneens belangrijk (zie ook kader hieronder). De praktijk leert dat dat binnen de hoeksteen 4 (managen en vernieuwen) niet altijd top of mind is.

Toepassing sourcingcyclus

De diepgang waarmee de activiteiten in de vier hoekstenen worden uitgevoerd is, is natuurlijk afhankelijk van de complexiteit van het inkoopvraagstuk. Daar waar het een inkoopsituatie betreft in bijvoorbeeld het routinesegment zal je lang niet alle 21 stappen doorlopen. Binnen het strategisch portfoliosegment segment naar alle waarschijnlijkheid wel. Met andere woorden: daar waar de inkoopsituatie belangrijker wordt in termen van bijdragen aan de in de scope geïdentificeerde waardedrijvers, zul je meer fasen doorlopen en iedere fase intensiever toepassen. De sourcingcyclus zorgt ervoor dat alle aspecten in een inkooptraject op een logische en overzichtelijke manier aandacht krijgen. Daardoor draagt het bij aan de optimalisatie van inkoopprocessen. De kracht van de cyclus ligt ook in de eenvoudige visuele weergave.