Maatschappelijk verantwoord ondernemen wordt steeds belangrijker. Bedrijven worden in toenemende mate onder druk gezet door klanten, belanghebbenden én de overheid om maatschappelijk verantwoord te ondernemen. Een van de positieve gevolgen van het waarborgen van MVO is een goede reputatie. Een bedrijf dat maatschappelijk verantwoorde beslissingen neemt, wordt immers gezien als eerlijk en betrouwbaar. Ethische schendingen en het nemen van maatschappelijk onverantwoordelijke beslissingen daarentegen, kunnen catastrofale gevolgen hebben voor de prestaties en reputatie.

Ethische misstappen

Inkoopprofessionals kunnen een belangrijke rol spelen in het al dan niet waarborgen van MVO. Enerzijds kunnen inkoopprofessionals bijvoorbeeld verzekeren dat materialen, componenten of diensten eerlijke en consistent worden ingekocht. Door te voldoen aan de maatschappelijke normen kunnen inkoopprofessionals zo bijdragen aan een positieve bedrijfsreputatie. Anderzijds zijn zij ook vatbaar voor ethische misstappen, denk aan smeergeld en belangenverstrengeling. Die kunnen de prestaties en de reputatie van een bedrijf juist weer negatief beïnvloeden.

Uiteenlopende resultaten

Om dergelijke misstappen te voorkomen en MVO te waarborgen, zijn steeds meer bedrijven bedrijfscodes gaan ontwikkelen en implementeren. Dit brengt echter kosten met zich mee en empirische studies naar de effectiviteit van deze codes hebben uiteenlopende resultaten opgeleverd. Met het oog op de toenemende druk op bedrijven om maatschappelijk verantwoord te ondernemen, de steeds belangrijkere rol die inkoopprofessionals hierbij spelen en de uiteenlopende resultaten van eerdere onderzoeken, hebben wij het effect van bedrijfscodes op de mate van ethische naleving door inkoopprofessionals onderzocht. Hierbij hebben we vooral gekeken naar de volledigheid van de bedrijfscodes van de 30 grootste Nederlandse bedrijven (Bron: Andriesse, F., Corts, J. (2019) De Deal! 30. Deal!2019/5).

Wat zijn bedrijfscodes?

Bedrijfscodes zijn ‘formele documenten die ethische normen bevatten, ontwikkeld door en voor een bedrijf, om huidig en toekomstig gedrag van werknemers ten opzichte van elkaar, het bedrijf, belanghebbenden en de samenleving in het algemeen, te begeleiden’.

Bron: Kaptein, M., & Schwartz, M.S. (2008). The Effectiveness of Business Codes: A Critical Examination of Existing Studies and the Development of an Integrated Research Model. Journal of business Ethics, 77(2), p. 112.

Tussen januari en juni 2020 hebben we gekeken naar de bedrijfscodes van de 30 grootste Nederlandse bedrijven. Hiervan is de meerderheid publiekelijk beschikbaar. De bedrijven zonder openbare bedrijfscode zijn zowel telefonisch als via LinkedIn en e-mail benaderd met het verzoek de bedrijfscode te delen. In totaal konden 27 bedrijfscodes worden verzameld. De overige bedrijven mochten de bedrijfscode niet delen, of hebben ondanks verschillende verzoeken niet gereageerd.

Belangenverstrengeling

Vervolgens hebben we gekeken naar de inhoud van de verzamelde codes. Een goede bedrijfscode moet allereerst informatie verschaffen over de doelstelling, waarna in de hoofdtekst belangrijke onderwerpen zoals leveranciersrelaties besproken moeten worden. Die hoofdtekst moet, idealiter, zowel algemene als functiespecifieke informatie verschaffen. Voor de inkoopfunctie is het bijvoorbeeld van belang dat een bedrijfscode informatie, uitgangspunten en regels bevat over persoonlijke relaties, het gebruik van bedrijfsmiddelen, smeergeld, en het ontvangen of geven van geschenken. Deze situaties geven namelijk geregeld aanleiding tot belangenverstrengeling en ethische misstappen.

Speak-up

Verder heeft onderzoek uitgewezen dat een bedrijfscode informatie moet verschaffen over de straffen en sancties die kunnen worden opgelegd als werknemers de ethische normen die zijn uiteengezet in de code niet naleven. In aanvulling daarop moet informatie worden verschaft over het rapporteerbeleid, ook wel speak-up genoemd, zodat werknemers weten hoe zij in vertrouwen en zonder angst voor vergelding bezorgdheid over (vermoedelijke) ethische misstappen kunnen melden.

Klik op de tabel voor een vergroting  

Van de 30 grootste Nederlandse bedrijven ontbreken CZ, Jumbo Groep en Pon Holdings omdat de codes niet beschikbaar waren. SHV ontbreekt omdat de beschikbare bedrijfscode alleen betrekking had op SHV Energy.
Bron: masterscriptie Fanny Chen

De verzamelde bedrijfscodes zijn daarom beoordeeld op acht verschillende onderdelen, zoals te zien is in de tabel hierboven: (1) doelstelling, (2) sancties, (3) definities, (4) rapporteerbeleid, (5) persoonlijke relaties, (6) gebruik van bedrijfsmiddelen, (7) smeergeld en (8) geschenken. Per onderdeel dat werd behandeld, werd één punt toegewezen aan de bedrijfscode. Het niet behandelen van een onderdeel leverde logischerwijs geen punt op. Het gemiddelde van de acht onderdelen resulteerde uiteindelijk in de eindscore, waarbij een eindscore van 1 betekent dat de code volledig is en een eindscore van 0 dat die onvolledig is (op genoemde onderdelen). Voor de duidelijkheid: een lage eindscore betekent niet per se dat de betreffende organisatie minder maatschappelijk verantwoord onderneemt. Een meer complete bedrijfscode kan echter wel bijdragen aan meer verantwoord (inkoop)gedrag.

Volledigheidsscores

Aan de hand van de tabel lijkt er geen duidelijk verband vast te stellen tussen de volledigheidsscores van bedrijfscodes en de sectoren waarin bedrijven actief zijn. Waar ABN Amro bijvoorbeeld een hoge volledigheidsscore heeft, hebben Rabobank Groep en ING een relatief lage volledigheidsscore. Laatstgenoemde lijkt enkel de doelstelling van de bedrijfscode te benoemen. Verder laat de figuur hieronder zien dat, ondanks het feit dat bedrijven met een hogere spend-quote over het algemeen een hogere volledigheidsscore hebben, er ook geen duidelijk verband lijkt te zijn tussen de volledigheid van de bedrijfscodes en de spend-quote van de grootste Nederlandse bedrijven (Bron: Andriesse, F., Corts, J. (2019) De Deal! 30. Deal!2019/5).

Inkoopspecifieke code

Wat betreft de verschillen tussen de onderdelen van de bedrijfscode laat de tabel zien dat ze allemaal informatie verschaffen over de doelstelling. Dit is ook meteen het enige dat ze gemeen hebben. Uit de tabel blijkt dat de meerderheid van de bedrijven nog geen volledige bedrijfscode heeft ontwikkeld. Alleen ABN Amro en Signify lijken dat te hebben gedaan, waarbij laatstgenoemde ook nog een inkoopspecifieke code heeft. Zes van de zeven bedrijven met een bijna volledige code (een eindscore van 0,88) schieten tekort bij het onderdeel definities. De andere onderdelen lijken wel aan bod te komen. Daarnaast zien we dat de meeste codes die informatie verschaffen over de straffen en sancties, dat ook doen over het rapporteerbeleid.

Bron: Fanny Chen

Geschenken

Verder zien we dat in de relatief minder volledige bedrijfscodes vaak minstens één onderdeel omtrent belangenverstrengeling niet of onvoldoende aan bod komt. De meeste bedrijven verschaffen informatie over geschenken en lijken zodoende op de hoogte van het feit dat het ontvangen en geven van geschenken tot belangenverstrengeling en ethische misstappen kan leiden. Ze geven echter in mindere mate informatie over andere situaties die ook vaak leiden tot belangenverstrengeling. Om een beter beeld te geven:

• 10 van de 26 bedrijfscodes behandelen niet of in zeer beperkte mate de regels omtrent persoonlijke relaties;
• 9 van de 26 bedrijfscodes verschaffen geen of zeer beperkte regels voor het gebruik van bedrijfsmiddelen;
• 9 van de 26 bedrijfscodes bevatten geen of zeer beperkte regels omtrent smeergeld.

Effectiviteit meten

Naast het verzamelen en coderen van beschikbare bedrijfscodes hebben we met een enquête onder 116 inkoopprofessionals werkzaam bij de genoemde 26 Nederlandse bedrijven gemeten wat de mate van naleving van deze codes is. Vervolgens hebben we meerdere regressieanalyses uitgevoerd om het effect te meten van bedrijfscodes. Op basis van de documentanalyse lijkt een significant positief verband te bestaan tussen de volledigheid van een bedrijfscode en de mate van ethische naleving door inkoopprofessionals van de 26 Nederlandse bedrijven. Dit positieve verband blijkt echter statistisch niet significant te zijn als we controleren voor modererende factoren zoals managementbegeleiding en -ondersteuning, training in ethische codeprincipes, en revisie van de code.

Regressieanalyse

Deze bevinding betekent dat alleen een complete bedrijfscode niet leidt tot een hogere mate van ethische naleving door inkoopprofessionals. Desalniettemin is het wel belangrijk om de volledigheid van bedrijfscodes in acht te nemen. We hebben namelijk naast de documentanalyse ook op een andere manier gekeken naar de volledigheid van bedrijfscodes. Door middel van de enquête hebben we diezelfde 116 inkoopprofessionals de bedrijfscode van hun werknemer laten beoordelen. Uit de regressieanalyse blijkt er dan wel een significant positief verband te zijn tussen de volledigheid van een bedrijfscode en de mate van ethische naleving van inkoopprofessionals. Dit verband blijft bovendien significant wanneer we controleren voor de modererende factoren benoemd hierboven. Dit suggereert dat de gepercipieerde volledigheid kan bijdragen aan de mate van ethische naleving.

Conclusie

Uit de beoordeling van de 26 verzamelde bedrijfscodes van de 30 grootste Nederlandse bedrijven blijkt dat de meerderheid van de bedrijven nog geen volledige bedrijfscode heeft ontwikkeld. Over het algemeen bevatten deze bedrijfscodes geen definities en verschaffen ze weinig informatie omtrent belangenverstrengeling. Zoals de tabel laat zien, hebben de meeste bedrijven nog niet alle situaties omtrent belangenverstrengeling duidelijk uitgewerkt in de bedrijfscode. Met het oog op MVO en het voorkomen van ethische misstappen, zoals belangenverstrengeling, binnen de inkoopfunctie, is het aan te raden om bij het (verder) ontwikkelen van een bedrijfscode vooral goed te kijken naar deze onderwerpen. Ook kan het overzicht helpen om bruikbare voorbeelden van bedrijfscodes te identificeren.

Dit artikel is gebaseerd op de afstudeerscriptie van Fanny Chen voor de MSc opleiding Supply Chain Management bij RSM. Sinds september 2020 werkt zij aan een promotieonderzoek op het gebied van inkoopethiek, onder begeleiding van Jan van Dalen en Finn Wynstra.