Succesvol intercultureel onderhandelen doe je zo

W

e spreken van intercultureel in plaats van internationaal, omdat onderhandelingen tussen organisaties in toenemende mate niet alleen verschillende geografische, maar ook culturele achtergronden hebben. Denk aan de Nederlandse retailer met een onderhandelaar van Chinese afkomst die een deal moet onderhandelen met een Nederlandse voedingsmiddelenproducent die vertegenwoordigd wordt door een salesmanager van Turkse origine. Of neem de Aziaat die professioneel is opgeleid in Engeland en inmiddels werkt bij een Nederlandse multinational met een vestiging in Brazilië. Vanuit São Paulo onderhandelt hij met een Roemeense toeleverancier.

Drie groepen onderhandelaars

Over intercultureel onderhandelen is veel gepubliceerd, vooral over tips per land. Dat is zonder meer nuttig, maar ze vormen geen gids voor je eigen gedragingen bij intercultureel onderhandelen. Daarom is het model van de Britse taaldeskundige Richard D. Lewis zo waardevol. Veel onderhandelaars zijn hiermee nog niet bekend. Het Lewis Model van crossculturele communicatie en onderhandelen, classificeert culturele normen en concreet gedrag in drie basisgroepen van onderhandelaars: lineair actief, multi-actief en reactief.

Lewis Model

De lineair actieve onderhandelaars komt vooral uit de Engelstalige wereld, dus: Noord-Amerika, Groot-Brittannië, Australië en Nieuw-Zeeland, maar ook Noord-Europa, inclusief Scandinavië, Duitsland en Nederland. De reactieve onderhandelaars tref je vooral in de grote landen in Azië, met uitzondering van het Indiase subcontinent, dat hybride is. De multi-actieve onderhandelaars zijn meer verspreid: Zuid-Europa, de mediterrane landen, Zuid-Amerika, Afrika ten zuiden van de Sahara, Arabische en andere culturen in het Midden-Oosten, India en Pakistan en de meeste Slavische landen. Zie de figuur van het Model van Lewis hieronder.

De onderhandelpraktijk geeft aan dat een beperkt aantal factoren een onderhandelcultuur op organisatieniveau kleur geven, te weten:

• Transactie of samenwerking centraal
• Focus op eigen voordeel versus gezamenlijk voordeel
• Kortetermijnfocus versus langetermijnfocus
• Marktmacht als drukmiddel of bron van kansen
• Mate van transparantie in beleid, cijfers en emoties
• Formeel/indirect gedrag versus informeel/direct gedrag
• Snelheid van onderhandelen en besluitvorming
• Wijze van nakomen van afspraken
• Wijze van probleemoplossing en conflicthantering
• Onderhandelen zien als een professie of als bijkomstigheid

Gedragingen

Elke onderhandelaar (onder)handelt vanuit de context van de cultuur van de organisatie. We zien hierbij grote verschillen tussen organisaties. Uiteindelijk zit jij als onderhandelaar aan tafel en gaat het om de ontmoeting tussen culturen en concrete gedragingen. Op basis van het onderzoek van Lewis weten we welke communicatie en gedragingen effectief zijn ten opzichte van de verschillende typen onderhandelaars uit schema 1. Daardoor kun je als onderhandelaar je eigen gedragsrepertoire aanscherpen en maximaal functioneel maken voor de aanstaande onderhandeling. Zie schema 2 voor concrete adviezen omtrent het onderhandelingsgedrag.

In de conventionele onderhandeltrainingen wordt veel aandacht besteed aan het vooraf inschatten en bepalen van strategie en -tactieken. Het gedragsaspect van jezelf en van de wederpartij is dan vaak de sluitpost van de leerervaring. Dat is curieus, want in de praktijk zien wij dat onderhandelaars zich vooral overvallen voelen door onvoorspelbaar gedrag van de wederpartij, waarop ze vervolgens niet adequaat weten te reageren. Dat brengt de onderhandelaar vaak uit balans, creëert onzekerheid en verhoogt het stressniveau. Daarmee is een bron voor onderhandelfouten ontstaan. Besteed daarom ook aandacht aan het gedragsmatig voorbereiden van je onderhandelingen. Het kost weinig tijd en levert je veel op.

Bronmateriaal zijn onderzoek en publicaties van de Britse taalkundige Richard D. Lewis. De belangrijkste publicatie in relatie tot intercultureel onderhandelen is ‘When cultures collide’ (4th edition 2018).